Las cosas que nadie te cuenta sobre organizar un evento accesible

Este año tuve la feliz, o loca, idea de meterme en la organización de varios eventos. Al principio todo eran risas y optimismo, hasta que fui entrando más y más en el tema y me empecé a dar cuenta de algo: si quieres que tus eventos sean realmente accesibles para todo el mundo, tienes que tener en cuenta una serie de cosas. La mayoría ni siquiera se me habían pasado por la cabeza, pero, conforme las iba aprendiendo, las iba poniendo en práctica poco a poco.

Sin embargo, todo esto explotó del todo cuando entré en la organización de la a11yConf, la conferencia de accesibilidad digital de España. Ahí todo subió de escala, porque ya no estaba organizando un pequeño evento local para 30 o 40 personas, sino una conferencia anual con un aforo de unas 300.

Una locura.

Organizar un evento ya es, de por sí, bastante jaleo. Hay que buscar un sitio, cuadrar fechas, horarios, patrocinadores, entradas, catering, voluntariado, comunicación… y, sobre todo, los mil quinientos imprevistos que van surgiendo por el camino.

Pero, en este caso, tenía todo eso y además tres tracks simultáneos: uno de talleres y dos de charlas. La locura había subido otro peldaño. Ya no basta con que todo funcione: tienes que conseguir que cientos de personas se muevan por un edificio al mismo tiempo sin que aquello parezca una gymkhana.

Y volvamos al hecho de que la temática era, precisamente, la accesibilidad. Esta vez no podía limitarme a ir aprendiendo de los errores sobre la marcha: tenía la oportunidad, y la responsabilidad, de poner en práctica desde el principio todo lo que llevo años defendiendo.

La accesibilidad empieza antes de llegar al evento

Uno de los primeros problemas que tienes cuando organizas un evento es que las personas tienen que conseguir llegar hasta él.

Puede parecer obvio, pero no lo es.

Puedes tener un auditorio perfectamente accesible y, aun así, crear una experiencia complicada para alguien que necesita saber cómo llegar desde la estación de tren, si puede usar el transporte público, cuánto tendrá que caminar o si hay aparcamientos accesibles cerca.

Por eso, una de las primeras cosas que hay que hacer es dar toda esa información: explicar cómo llegar desde las diferentes estaciones, qué opciones de transporte público existen y qué alternativas hay para llegar hasta el recinto.

Porque «el evento es accesible» no debería significar únicamente «la puerta del edificio tiene una rampa».

La accesibilidad también es poder planificar tu viaje con suficiente información. Porque la información es poder, y también accesibilidad.

Un edificio accesible no significa que todo sea fácil

Cuando organizas una conferencia empiezas a mirar un edificio de una manera completamente diferente. Ya no solo te fijas en que el sitio sea bonito y vaya a quedar espectacular en las fotos, sino que empiezas a pensar en cómo se puede mover una persona por ese espacio andando, en silla de ruedas…

Y aquí hay dos datos especialmente relevantes: ¿hay rampa? ¿Hay ascensor?

Si tu espacio no tiene ninguna de las dos cosas… cambia de espacio. Directamente.

Si tiene ambas, ¡felicidades! Un problema menos. Aunque queda otra pregunta: ¿cuántos ascensores hay? Si la respuesta es uno, no pasa nada si el evento es pequeño. Pero, si se trata de una conferencia con varios tracks y cientos de personas…, el asunto se complica.

Que no cunda el pánico. No está todo perdido, aunque desde luego no va a ser un camino fácil.

Con un solo ascensor, algo que sobre el papel parece un detalle arquitectónico se convierte de repente en una decisión de organización. Si tienes varios auditorios y gente moviéndose constantemente entre espacios, puedes acabar creando un sistema en el que todo el mundo está desplazándose de un lado para otro.

Y eso no es especialmente divertido para nadie.

Pero, para una persona que necesita el ascensor para desplazarse, puede convertirse directamente en una tortura.

Una forma de reducir tanto ir y venir es procurar que las personas tengan que cambiar de sala el menor número de veces posible. Por ejemplo, agrupando las ponencias por temas: así, quien esté interesado en un tipo de charlas se quedará en ese track.

Por supuesto, no siempre va a ser posible. Hay horarios, ponentes, disponibilidad de salas y un millón de piezas que encajar.

Pero esa es precisamente la parte interesante: la accesibilidad no consiste únicamente en añadir elementos accesibles a un evento.

También consiste en tomar mejores decisiones con las restricciones que ya tienes.

La accesibilidad no es solo una rampa

Ya hemos hablado de la importancia de las rampas y los ascensores. Y es que, cuando hablamos de eventos accesibles, muchas veces la cabeza se nos va directamente a la accesibilidad física: rampas, ascensores, puertas, baños…

Todo eso es importantísimo, pero la accesibilidad es mucho más amplia:

• Una persona sorda puede necesitar interpretación en lengua de signos.

• Una persona ciega puede necesitar información que pueda percibir de otra manera.

• Una persona con movilidad reducida puede necesitar asistencia para desplazarse.

• Una persona neurodivergente puede necesitar un entorno con determinadas características para participar cómodamente.

• Y una misma persona puede necesitar varias de estas cosas a la vez.

Llegados a este punto, es fácil sentir que no sabes por dónde empezar, pero la clave es muy sencilla: informarse y preguntar. Hay que procurar conocer a las personas que van a asistir a tus eventos, qué necesidades pueden tener y qué cosas mejorarían su experiencia.

Y no hablo de suponer lo que van a necesitar, sino de hacer preguntas y tomar decisiones informadas para que todo el mundo tenga las herramientas necesarias para disfrutar del evento. Y también de poner mecanismos para que pedir ayuda, o sugerir mejoras, sea sencillo.

Pedir ayuda no debería ser complicado

Hablando de pedir asistencia… imagina que llegas a un evento y necesitas ayuda.

La solución tradicional suele ser buscar a alguien de la organización y preguntarle. Pero ¿cómo sabes quién es de la organización? ¿Está esa persona disponible para atender tus dudas?

Por un lado, es importante que el voluntariado y la organización estén bien identificados, para que no quepa duda. Y si tienes una o varias personas dedicadas exclusivamente a la asistencia, y encima identificadas como tal, mejor que mejor.

Pero claro, ese tipo de señales no sirven para todo el mundo. Otra opción es lo que hemos hecho en la a11yConf: hemos puesto en las sillas códigos QR y NFC que permitirán pedir asistencia de forma sencilla.

La idea es muy simple: si necesitas ayuda, deberías poder pedirla sin tener que resolver antes un pequeño escape room.

Y esto me parece especialmente importante porque muchas veces diseñamos los procesos pensando en la persona que no necesita ayuda: obligamos a la gente a buscar a alguien del voluntariado o a ir al punto de información, y eso puede no ser sencillo para todo el mundo.

El networking también tiene que ser accesible

Hay otra parte de los eventos que solemos olvidar cuando hablamos de accesibilidad: el networking.

Porque un evento no son solo las ponencias. También son las conversaciones de los pasillos, de los cafés y de las comidas.

Y ahí también pueden aparecer muchas barreras.

Una buena opción sería crear «embajadores de networking»: personas a las que puedas acercarte y que te ayuden a integrarte o te presenten a otras personas.

Porque, si queremos crear comunidad, tenemos que pensar en cómo puede participar en ella todo el mundo, no solo las personas que se sienten cómodas acercándose a un grupo de desconocidos en mitad de un pasillo.

Comer también forma parte del evento

Hay una parte de la organización que me parece especialmente fácil de olvidar: qué pasa cuando termina la charla y todo el mundo tiene hambre.

En algunos eventos la comida va incluida. En ese caso, el lugar de las pausas tiene que estar bien señalizado y ser accesible, y las opciones de comida, fáciles de identificar.

Pero, si la conferencia no incluye la comida, aparece otro problema: ¿cómo encuentra la gente sitios accesibles donde comer? Pensar que, como la gente sale de tu evento para comer, ya no es responsabilidad tuya es un error. Si las personas que han ido a tu evento tienen problemas para encontrar restaurantes accesibles, se van a llevar una mala experiencia igualmente.

Por eso conviene dejar a las personas asistentes una lista de restaurantes cercanos: que se puedan filtrar por distancia, con valoraciones, con la ruta para llegar y con información sobre sus medidas de accesibilidad, como una entrada o un baño accesibles.

Porque no es lo mismo enseñar una lista de restaurantes cercanos que dar toda la información útil para encontrar el restaurante perfecto y llegar hasta él.

La diferencia parece pequeña. Pero, para algunas personas, puede ser la diferencia entre ir a comer con el resto de asistentes o tener que improvisar una alternativa y perderse las siguientes ponencias porque costó encontrar un sitio.

Y esto no termina cuando empieza el evento

Después de todos estos meses organizando eventos y conferencias, me quedo con una idea: la accesibilidad no consiste en cumplir una checklist, sino en pensar en las personas antes de tomar decisiones.

Seguramente, en los próximos eventos en los que participe, descubriré cosas que podríamos haber hecho mejor. Y está bien. La accesibilidad también consiste en escuchar, detectar problemas y corregirlos.

Porque un evento accesible no consiste solo en poder entrar. Consiste en poder llegar, participar, aprender, conocer gente y disfrutarlo.

Y, para mí, eso es organizar un buen evento: poner a las personas en el centro.